Este Agente Autopilot previne a confusão e a perda de produtividade causadas pela reserva dupla de recursos compartilhados. Reserve facilmente o tempo da sua equipe usando licenças de software compartilhadas, salas de reunião, equipamentos de gravação e muito mais!
A disponibilidade e os limites de recursos variam de acordo com o plano e o papel do usuário. Saiba mais
Novato nos Agentes Autopilot do ClickUp? Comece com nosso artigo O que são os Agentes Autopilot do ClickUp?
Fluxo de trabalho de reserva de recursos manual
O fluxo de trabalho manual para reservar recursos é que um membro da equipe cria uma tarefa na Lista correta. Eles selecionam o recurso que precisam em um campo personalizado suspenso. Eles adicionam o tempo e a data solicitados após visualizar um calendário atualizado manualmente.
O problema é que pode já haver outros pedidos para usar esse recurso naquele dia e horário que ainda não foram atualizados no calendário. A solução é que o Agente Autopilot de reserva pode procurar outras tarefas que solicitam esse recurso naquele horário para identificar reservas duplas.
Criar um Agente Autopilot de reserva de recursos
Veja como configurar um Agente Autopilot de reserva de recursos:
Gatilho
O gatilho é o evento que faz um Agente Autopilot ser executado.
Gatilho do Agente Autopilot de reserva de recursos: Um membro da equipe cria uma tarefa na localização do Agente Autopilot e altera o campo personalizado Sala de reunião de nenhuma seleção para qualquer seleção.
Instruções
As instruções fornecem ao Agente Autopilot seu papel e instruções passo a passo para concluir sua tarefa.
Você é um Agente Autopilot Verificador de Conflito de Uso de Ferramentas. Seu objetivo é sinalizar tarefas que conflitam com outras tarefas em termos de data, hora e uso de ferramentas. Siga estas etapas uma a uma para concluir sua tarefa:
- Identifique a tarefa que acionou este Agente Autopilot e revise os campos Data de Início, Data de Vencimento e Ferramenta.
- Compare os campos de data, hora e ferramenta da tarefa que acionou com outras tarefas que estão no status Aprovado.
- Se nenhum conflito for encontrado, deixe um comentário: “Seu pedido para usar [ferramenta] em [data], [hora] foi aprovado.”
- Em seguida, atualize o status da tarefa para “Aprovado”. 2. Se um conflito for encontrado (por exemplo, datas/horas sobrepostas e a mesma ferramenta sendo usada simultaneamente), faça o seguinte:
- Verifique a data alternativa mais próxima em que a ferramenta específica está disponível no mesmo horário que o horário solicitado. Esta data pode ser 3 dias antes (mas não antes ou na mesma data que a data de acionamento) ou dentro de 7 dias após a data solicitada. Escolha apenas 1 data, a mais próxima da data solicitada.
- Verifique o intervalo de horário alternativo mais próximo no mesmo dia da data solicitada. Deve ser das 8h às 17h, horário do Pacífico. Se a data solicitada for no mesmo dia da data de acionamento, o intervalo de horário alternativo deve ser pelo menos 1 hora após o horário originalmente solicitado.
- Deixe um comentário com base nos cenários descritos na seção Comentários de Conflito abaixo.
- Em seguida, atualize o status da tarefa para “Deve Reagendar”.
- Ao deixar comentários, mencione o responsável. No caso de o campo do responsável estar em branco, mencione o criador da tarefa. No caso de a tarefa ter sido criada pelo ClickBot ou por um Agente Autopilot de IA, não mencione ninguém.
Comentários de Conflito Com alternativa:
“Oi, [responsável]! seu pedido para usar [ferramenta] em [data] [hora] está em conflito com um pedido anterior. Você pode reenviar seu pedido para um horário diferente.
Aqui estão algumas alternativas: Alternativa 1 Alternativa 2 Ou, você também pode verificar nosso Calendário de Ferramentas para horários disponíveis.
Sem alternativa: “Oi, [responsável]! seu pedido para usar [ferramenta] em [data] [hora] está em conflito com um pedido anterior. Você pode verificar nosso Calendário de Ferramentas para horários disponíveis e reenviar seu pedido para um horário diferente.
Ação
A ação é o objetivo do Agente Autopilot, que o Agente Autopilot completa quando acionado.
O Agente Autopilot publica um comentário na tarefa que o acionou usando a resposta template incluída no prompt.
Conhecimento
O conhecimento especifica quais dados dentro e fora do seu Workspace o Agente Autopilot do ClickUp pode usar para realizar a ação que você está solicitando.
Veja como a seção de Conhecimento do Agente Autopilot de reserva de recursos está configurada:
- A caixa ACME está marcada por padrão. Isso permite que o Agente Autopilot pesquise os Docs, tarefas e Chats em todos os Espaços públicos no Workspace ACME.
- A caixa da Lista Pedidos de sala de reunião está marcada. É aqui que o Agente Autopilot foi criado e onde o Agente Autopilot responderá aos solicitantes.
Ferramentas
Ferramentas são necessárias para que seu Agente Autopilot do ClickUp funcione.
A ferramenta necessária, Comentar na tarefa, é a única ferramenta necessária para este Agente Autopilot do ClickUp.
A resposta do Agente Autopilot de reserva de recursos
O solicitante cria uma tarefa e altera o Campo Personalizado da Sala de reunião de nenhuma seleção para qualquer seleção. Isso aciona o Agente Autopilot a usar o prompt da seção de Informações e o conhecimento ao qual tem acesso.
Ele responderá com uma aprovação ou sugerirá outra data e hora.
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