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Configurar o Workspace da sua equipe do zero

Publicado em 9 julho

Depois de criar seu Workspace, é hora de configurá-lo!

Certifique-se de ter todas as informações. Leia primeiro os recursos principais do ClickUp e os recursos personalizáveis do ClickUp para ter uma ideia dos recursos disponíveis antes de configurar seu Workspace.

Alguns dos recursos a seguir têm limites baseados no plano.

Organize sua Hierarquia

O ClickUp foi criado para escalar e crescer com sua organização. A Hierarquia é fundamental para essa flexibilidade. Antes de começar, dedique tempo para organizar sua Hierarquia.

As seguintes perguntas podem ajudar!

  • Sua organização trabalha principalmente interdepartamentalmente em projetos separados ou com diferentes clientes?
    • Você provavelmente desejará configurar um Espaço para cada departamento.
  • Os diferentes departamentos trabalham de forma cross-funcional nos mesmos projetos recorrentes ou com os mesmos clientes?
    • Considere configurar Espaços por projeto recorrente ou por cliente.
  • Quais informações e projetos precisam ser visíveis para toda a sua equipe?
    • Certifique-se de que todos tenham pelo menos permissões de visualização nesses locais.
  • Quem precisa de uma visão de alto nível ou especializada do trabalho da sua equipe?
    • Crie visualizações apropriadas para executivos, alta administração, gerentes de projeto e líderes de equipe.

Precisa de exemplos?

Se precisar de exemplos de como configurar sua Hierarquia por indústria ou recurso, consulte as seguintes opções:

  • Confira soluções de configuração para equipes de marketing, PMO ou software. Veja outras soluções de configuração por indústria.
  • Aprenda como configurar seu Workspace para aproveitar ao máximo um recurso do ClickUp, como Relatórios sobre dados de Rastreamento de Tempo, por exemplo.

Configurar seu Espaço

Depois de criar seu Workspace, você tem um Espaço para começar. Para configurar seu Espaço, faça o seguinte:

Lembre-se do seu plano de Hierarquia ao nomear seu Espaço!

  1. Na Barra Lateral, clique nas reticências … e selecione “Mais configurações”.
  2. Clique em “Todas as configurações do Espaço”.
  3. No modal “Editar Espaço”, nomeie seu Espaço.
  4. Siga os próximos passos.

Avatar

No modal “Editar Espaço”, clique na aba Avatar:

  1. Selecione uma cor para o Espaço, um avatar para o Espaço ou faça upload de sua própria imagem.
  2. Clique em “Próximo”.
  3. As dimensões ideais para uma imagem são 300px por 300px.

Compartilhado com

Por padrão, seu Espaço é compartilhado com todos os membros do Workspace. Você também pode torná-lo privado e escolher membros individuais para compartilhar. Você pode configurar isso agora ou mais tarde.

Para configurar suas preferências de compartilhamento:

  1. Clique na aba “Compartilhado com”.
  2. Para tornar o Espaço privado, desative a alternância à direita dos avatares dos membros do Workspace.
  3. Para compartilhar com pessoas específicas, clique na caixa de texto “Convidar por nome ou e-mail”.
  4. Digite um nome ou e-mail. Ou, na lista suspensa, ative a alternância à direita de um membro ou equipe.
  5. Espaços não podem ser compartilhados com convidados. Espaços só podem ser compartilhados com equipes no plano Enterprise.

Status das Tarefas

Status são usados para organizar o fluxo de trabalho da sua equipe. Eles podem ser criados no nível do Espaço e da Pasta. Temos templates de status prontos para casos de uso e estilos de fluxo de trabalho. Você também pode criar status personalizados.

Por padrão, seu Espaço terá dois status, “A Fazer” e “Concluído”. Se você ainda não tiver certeza de quais status precisará, pode editar os status padrão mais tarde!

Habilitar ClickApps

ClickApps são pequenos aplicativos que você pode habilitar ou desabilitar. Alguns ClickApps podem ser habilitados no nível do Workspace. Outros podem ser habilitados para Espaços individuais.

Alguns ClickApps são habilitados por padrão. Se você ainda não tiver certeza de quais precisará, pode adicionar novos ClickApps ou editar os ClickApps padrão mais tarde!

Se estiver pronto para configurá-los agora, os seguintes ClickApps são habilitados por padrão no nível do Espaço:

Screenshot of the Enable ClickApps modal.

  • Prioridade
  • Tags
  • Campos Personalizados
  • Múltiplos Responsáveis
  • Rastreamento de Tempo
  • Aviso de Incompletos
  • Aviso de Dependência

Para desabilitar ClickApps:

  1. No modal “Habilitar ClickApps”, clique para desabilitar.
  2. Para desabilitar todos os ClickApps, clique em “Desativar todos os ClickApps”.
  3. As seleções disponíveis neste modal “Habilitar ClickApps” incluem apenas ClickApps no nível do Espaço e serão habilitadas apenas para este Espaço. Você pode adicionar ClickApps escolhidos agora para outros Espaços mais tarde.

Configurações Padrão para Visualizações

Use visualizações para exibir as tarefas da sua equipe de uma forma que atenda aos seus projetos. Você pode precisar de algum tempo para descobrir quais visualizações funcionam para sua equipe. Você pode configurar visualizações a qualquer momento!

O local onde sua visualização é aplicada determina quais tarefas você verá. Por exemplo, se você adicionar uma visualização ao seu Espaço, a visualização incluirá todas as tarefas dentro de todas as Listas no seu Espaço.

Você também pode adicionar visualizações a Pastas e Listas mais tarde.

Por padrão, visualizações de Lista e Quadro são criadas nos níveis Tudo, Espaço, Pasta e Lista. Apenas a visualização de Lista é obrigatória em todos os níveis. Saiba como tornar a visualização de Quadro opcional e configurar qualquer outra visualização como obrigatória! Você também pode configurar outra visualização como padrão ou usar um Template de Visualização Padrão.

Construa sua Hierarquia

Você tem um Espaço. Agora é hora de construir o restante da sua Hierarquia!

Criar sua Primeira Pasta e Lista

Pastas são opcionais, mas são úteis para a maioria dos fluxos de trabalho.

Para adicionar uma Pasta ao seu Espaço:

Lembre-se do seu plano de Hierarquia ao nomear sua Pasta e Lista!

  1. Na sua Barra Lateral, clique no link “Pasta” abaixo do Espaço.
  2. No modal “Criar Pasta”, insira o nome da Pasta.
  3. Você também pode clicar na aba “Templates” para selecionar uma Pasta criada para seu caso de uso.
  4. Clique na aba “Listas”, insira o nome da Lista e clique em “Concluído”.
  5. Você pode também compartilhar a Pasta e criar status de Tarefas. Se pular isso agora, pode fazer mais tarde.
  6. Clique em “Criar Pasta”.
  7. Sua Pasta será aberta em visualização de Lista com uma tarefa vazia!

Criar Outra Lista

Listas contêm tarefas de um tipo similar ou que têm um resultado ou objetivo similar.

Para adicionar outra Lista à sua Pasta para manter suas tarefas organizadas:

  1. Na sua Barra Lateral, clique no ícone de mais à direita da Pasta.
  2. No modal “Criar Lista”, insira um nome para a Lista.
  3. Clique em “Criar Lista”.
  4. Sua Lista será aberta em visualização de Lista com uma tarefa vazia!

Criar sua Primeira Tarefa

Tarefas são onde você organiza as partes acionáveis dos seus projetos. Você pode criar tarefas a partir de um template ou criar sua primeira tarefa do zero:

  1. Clique nas reticências … ao lado de uma Lista.
  2. Selecione “Criar novo” e clique em “Tarefa”.
  3. Nomeie a tarefa e clique em “Criar Tarefa”.
  4. Configure as opções personalizáveis da sua tarefa!

Configurar Segurança

O ClickUp possui uma das políticas de segurança mais rigorosas da nossa indústria para garantir que seus dados nunca caiam nas mãos de terceiros. Você pode encontrar artigos sobre nossa conformidade com regulamentações e políticas na seção Segurança & Privacidade do nosso Centro de Ajuda.

Segurança do Workspace

Aqui estão nossas recomendações para configurar seu Workspace com segurança:

  • Autenticação de dois fatores (2FA)
  • SSO
  • Gestão de Sessão

Trabalhe com seus Colegas

O ClickUp possui várias opções para comunicação e colaboração no Workspace.

  • Inbox: Comunique-se com todas as pessoas da sua organização.
    • Temos soluções para você se quiser usar e-mail ou outro aplicativo, como Slack!
  • Comentários: Faça e responda perguntas, obtenha feedback, forneça aprovações, acompanhe pequenas vitórias e formate conteúdo com texto rico, incorporações e anexos. Você pode usar comentários em tarefas, Docs e anexos para Prova.
  • @mention uma pessoa: Em uma descrição de tarefa ou comentários, digite @ e as iniciais de uma pessoa ou equipe para retornar qualquer pessoa com essas iniciais.
  • Whiteboards: Os Whiteboards são a maneira mais rápida de colaborar com sua equipe e fazer a ponte entre o brainstorming e a execução do trabalho.
  • Lembretes: Use lembretes para criar rapidamente itens de ação menores que não exigem uma tarefa. Você pode criá-los para si mesmo ou delegá-los.
  • Chat: O Chat é uma visualização que permite conversar com sua equipe em tempo real. Converse sobre itens fora das tarefas em um local específico no ClickUp. Visualize anexos, notificações, links de tarefas e incorporações em um só lugar.
  • Clip: Com o Clip ClickApp, você pode gravar vídeos diretamente no menu de Ação Rápida ou nos comentários das tarefas.
  • Prova: Centralize feedback e agilize processos de aprovação atribuindo comentários diretamente aos anexos das tarefas.

Procurando algumas práticas recomendadas de comunicação e colaboração no Workspace? Leia Usando o ClickUp para reuniões de equipe e Comunique-se com sua equipe usando o ClickUp!

 

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