Administradores e proprietários podem gerenciar convidados a partir da página “Gerenciar pessoas” do seu Espaço de Trabalho.
Convidados são pessoas que você convidou para o seu Espaço de Trabalho compartilhando itens específicos com eles. Os convidados têm acesso apenas a esses itens compartilhados.
Existem dois tipos de convidados:
- Convidados Externos: Convidados externos são pessoas de fora da sua organização, como parceiros e contratados. As cobranças por convidá-los são calculadas de acordo com a sua relação de convidados para membros controlada por permissão. Não há cobrança para convidar convidados externos apenas para visualização.
- Convidados Internos: Pessoas de dentro da sua organização. Convidar convidados internos custa o mesmo que adicionar um membro ao seu Espaço de Trabalho. Os dois tipos de convidados são baseados em várias coisas, incluindo autenticação SSO e domínio de e-mail.
O que você vai precisar
- Convidados estão disponíveis em qualquer plano.
- Apenas proprietários e administradores do Espaço de Trabalho podem gerenciar pessoas, incluindo convidados.
- Cada plano pago inclui um número específico de assentos para convidados com permissões controladas.
- Permissões personalizadas para convidados estão disponíveis no Plano Enterprise.
Avatares de Convidados
Convidados são facilmente identificados pelos quadrados laranjas no canto inferior direito de seus avatares.
Gerenciar Convidados
Da página “Pessoas” do seu Espaço de Trabalho, você pode ver o número de convidados externos e internos no seu Espaço de Trabalho. Você pode acompanhar quando os convidados foram ativos pela última vez e atualizar a função de usuário do convidado, acesso, permissões e configurações.
Número de Convidados no seu Espaço de Trabalho
Você pode ver o número de convidados no seu Espaço de Trabalho a partir das abas de Convidados da página “Gerenciar pessoas”.
Para acessar as abas:
- Clique no avatar do seu Espaço de Trabalho.
- Selecione “Gerenciar usuários”.
- Da página “Gerenciar pessoas”, clique na aba “Convidados Externos” ou “Convidados Internos”.
- Convidados Externos: Os parênteses mostram o número de convidados externos com permissões controladas/assentos disponíveis.
- Convidados Internos: O número de pessoas de dentro da sua organização que você convidou para o Espaço de Trabalho como convidados. Convidados internos são sempre cobrados como membros e você pode convidar qualquer número.
Alteração de Função
Na coluna de Função, você pode clicar no menu suspenso de Convidado para alterar a função do usuário para membro ou administrador.
Editar Acesso e Permissões de Convidados
Para editar permissões, proprietários e administradores devem ter acesso ao local onde o convidado foi convidado. Para saber mais, leia nosso artigo Permissões em detalhes.
Na coluna de Acesso, você pode editar quais Pastas, Listas e tarefas foram compartilhadas com o convidado. Você também pode editar as permissões que eles têm para esses locais.
No Plano Gratuito para Sempre, todos os convidados têm permissões completas. Você não pode definir outras permissões.
Em planos pagos, você pode gerenciar permissões para cada convidado.
Para ver e editar acesso e permissões de convidados:
- Clique no avatar do seu Espaço de Trabalho.
- Selecione “Gerenciar usuários”.
- Clique na aba de Convidados.
- Da página “Gerenciar pessoas”, clique na aba de “Convidados Externos” ou “Convidados Internos”.
- Na coluna de Acesso, clique numa aba de Pastas, Listas ou tarefas. Você não pode abrir uma aba que contém zero itens.
- Procure ou role para encontrar o item.
- Atualize as permissões usando as seguintes configurações:
- Para remover o acesso do convidado a todos os itens, clique em “Remover Todos”.
- Para remover o acesso do convidado ao item selecionado, clique no X vermelho.
Para mudar as permissões do convidado para o item selecionado, à direita do nome do item clique no botão “Completo”, “Editar”, “Comentar” ou “Somente Visualizar”.
Remoção de um Convidado
Proprietários e administradores podem remover convidados de um Espaço de Trabalho.
Permissões Individuais de Convidados
Na coluna de Permissões, proprietários e administradores podem definir essas permissões individuais para convidados.
As seguintes permissões podem ser definidas para cada convidado:
- Estimativas de Tempo e Rastreamento de Tempo podem ser ocultados dos convidados.
- Adicionar ou remover Etiquetas em tarefas e Docs.
- Criar visualizações quando uma Lista ou Pasta é compartilhada com permissões completas.
- Clique nos ícones de Estimativas de tempo, Tempo rastreado, Adicionar/remover etiquetas ou Criar visualizações para habilitar ou desabilitar recursos para cada convidado.
